Ngoài việc nắm rõ chính sách bảo hành và điều kiện áp dụng, người tiêu dùng cũng cần lưu ý đến quy trình vận chuyển sản phẩm đến trung tâm bảo hành. Trong nhiều trường hợp, khách hàng phải tự mang sản phẩm đến nơi bảo hành nếu địa điểm mua hàng không có chính sách hỗ trợ vận chuyển. Tuy nhiên, với các thiết bị lớn như máy giặt, tủ lạnh hay điều hòa, một số nhà cung cấp sẽ cử kỹ thuật viên đến tận nhà để kiểm tra và xử lý. Việc này thường cần được đăng ký trước thông qua tổng đài hoặc website của hãng. Nếu không có dịch vụ tận nơi, bạn nên đóng gói sản phẩm cẩn thận, tránh va đập, đồng thời chụp ảnh lại hiện trạng sản phẩm trước khi giao để có bằng chứng nếu có tranh chấp về sau.

Trong trường hợp sản phẩm được tặng hoặc mua qua trung gian (ví dụ: hàng xách tay, hàng khuyến mãi), việc bảo hành sẽ phụ thuộc vào chính sách cụ thể của hãng và nhà phân phối. Một số hãng chỉ bảo hành cho sản phẩm mua tại các kênh chính thức hoặc được nhập khẩu chính ngạch, có hóa đơn tài chính rõ ràng. Vì vậy, nếu bạn nhận được sản phẩm từ chương trình khuyến mãi hoặc qua người quen mua hộ, hãy chủ động kiểm tra mã bảo hành, kích hoạt bảo hành điện tử nếu có thể, và lưu trữ thông tin mua hàng dưới bất kỳ hình thức nào có thể chứng minh được nguồn gốc. Đừng để sản phẩm rơi vào tình trạng “ngoài luồng” khiến bạn mất đi quyền lợi đáng lẽ thuộc về mình.



Một điều đáng lưu ý là người tiêu dùng nên giữ nguyên phụ kiện đi kèm khi gửi sản phẩm bảo hành, trừ khi có yêu cầu từ trung tâm kỹ thuật. Việc gửi kèm đầy đủ các bộ phận như dây nguồn, điều khiển từ xa, pin sạc hoặc giá đỡ sẽ giúp kỹ thuật viên kiểm tra toàn diện và đánh giá chính xác nguyên nhân lỗi. Tuy nhiên, nếu trung tâm không yêu cầu và bạn gửi thiếu phụ kiện, rất có thể quá trình kiểm tra sẽ bị kéo dài hoặc không đạt kết quả mong muốn. Để tránh thất lạc phụ kiện sau khi bảo hành xong, bạn nên yêu cầu lập biên bản ghi rõ số lượng, chủng loại và tình trạng phụ kiện trước khi gửi thiết bị đi sửa chữa.

Một tình huống khá phổ biến là khi người dùng cho mượn hoặc chuyển nhượng sản phẩm cho người khác sử dụng, giấy tờ bảo hành cũng cần được chuyển giao đi kèm. Nếu sản phẩm còn trong thời hạn bảo hành và người sử dụng mới không có hóa đơn mua hàng hoặc không biết đến thông tin bảo hành, việc yêu cầu sửa chữa sẽ gặp khó khăn. Do đó, trong các trường hợp chuyển nhượng thiết bị, bạn nên bàn giao đầy đủ chứng từ kèm hướng dẫn đăng ký bảo hành điện tử nếu có. Đây là cách giúp người tiếp theo tiếp tục hưởng quyền lợi mà bạn đã thanh toán trước đó.

Nhiều khách hàng thường gặp khó khăn trong việc xác định lỗi có được bảo hành hay không. Lúc này, bạn có thể yêu cầu kỹ thuật viên kiểm tra, đánh giá và lập biên bản mô tả nguyên nhân sự cố. Nếu lỗi được xác nhận là do nhà sản xuất, bạn sẽ được miễn phí sửa chữa hoặc thay thế linh kiện. Ngược lại, nếu lỗi phát sinh do người dùng như rơi vỡ, vô nước, sử dụng sai nguồn điện… thì việc sửa chữa sẽ tính phí. Việc minh bạch nguyên nhân và chi tiết chi phí trước khi sửa chữa là quyền lợi bạn cần yêu cầu để tránh bị phát sinh chi phí bất ngờ. Trong quá trình gửi sản phẩm đi bảo hành, bạn nên kiểm tra kỹ tình trạng sản phẩm, chụp hình lại các vết trầy xước, hư hỏng hiện có và ghi chú rõ ràng vào biên nhận nếu có. Đây là cách để tránh những tranh cãi không đáng có nếu sản phẩm bị trầy xước hoặc hỏng thêm trong quá trình vận chuyển và sửa chữa. Ngoài ra, nếu sản phẩm có dữ liệu cá nhân như tivi thông minh, máy tính, điện thoại, bạn nên sao lưu dữ liệu và xóa thông tin cá nhân trước khi gửi bảo hành để đảm bảo quyền riêng tư.