Sự kiện họp mặt tập thể trong những năm gần đây được nhiều đơn vị chú trọng và tổ chức với quy mô lớn. Đây là dịp để tuốt tuột thành viên của một tổ chức, hoặc bạn bè, người thân có dịp sum vầy và quây quần bên nhau. Chính do vậy, để tổ chức buổi sự kiện này thành công tốt đẹp bạn cần phải có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện. song song cần phải có một số kỹ năng trong lĩnh vực này. Dưới đây là các bước tổ chức sự kiện họp mặt tập thể. Bạn hãy tham khảo cùng chúng tôi nhé!

Xem thêm: các dịch vụ tổ chức sự kiện

Vào ngày tổ chức sự kiện

Vào ngày tổ chức sự kiện, đơn vị tổ chức cần phải chú trọng rất nhiều khâu từ chuẩn bị cho đến chạy chương trình để Đảm bảo sự kiện được diễn ra trơn tuột không có sự cố. trước hết, nhóm tổ chức cần phải đến địa điểm tổ chức sự kiện sớm và đúng giờ. Cần phải rà các trang thiết bị phục vụ cho sự kiện. bảo đảm tất thảy chúng đều hoạt động tốt. Cần chuẩn bị các băng rôn hoặc bảng tên để phân biệt các thành viên trong ban tổ chức với khách tham dự.

Treo biếu ngữ chào mừng và các thông tin khác bên ngoài tòa nhà. Lễ tân sẽ là bộ phận đón tiếp khách và hướng dẫn khách vào đúng chỗ ngồi. Đảm bảo các thiết bị như mic và loa luôn sẵn sàng. Đối với người phát biểu trong sự kiện, cần phải nắm đầy đủ thông tin về buổi lễ. Đảm bảo việc các đại diện/ phóng viên/ chủ tọa đại hội nắm rõ mục đích hội nghị cũng như những người tham gia tổ chức.

Đối với quan khách và đại biểu, MC cần giới thiệu để chào mừng các đại diện và những người tham gia khác. Đơn vị tổ chức cần có sự quan tâm chu đáo và đặc biệt tới các vị khác đặc biệt, các vị khách quan trọng, khách VIP.

Một số lưu ý khi trong khâu tổ chức:
- Cần có bộ phận phát ngôn và quan hệ công chúng trong buổi event .
- Chụp ảnh lại những thứ quan yếu, như băng rôn nhà tài trợ, băng rôn của bạn, cửa ra vào, tiếp tân…
- Kiểm soát quơ các nguồn thức ăn và nước uống trong buổi lễ. Không để tình trạng thiếu hụt xảy ra.
- Cảm ơn đại biểu sau mỗi sự kiện.
- Nhận đánh giá, góp ý từ khách dự
- Dọn dẹp địa điểm, thẩm tra đồ hồ điện, tháo băng rôn, khẩu hiệu…Đảm bảo kiên cố không để quên những vật dụng giá trị và sau đó rời địa điểm.

Xem thêm: tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm

Trên đây là một số san sớt của chúng tôi về các bước tổ chức sự kiện gặp mặt. Hy vọng bạn có thể áp dụng chúng và tổ chức được một buổi event cho mình thành công!