Cách Lưu trữ Hóa đơn điện tử đảm bảo an toàn nhất

Ngoài những tính năng nổi trội việc lưu trữ hóa đơn điện tử là một phần quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử. Câu hỏi đạt ra cho các nhà cung cấp hóa đơn điện tử là sự bảo mật hóa đơn của khách hàng, dung lượng lưu trữ, thời gian lưu trữ.
1. Hóa đơn điện tử có dạng như thế nào?



Lưu trữ Hoá đơn điện tử là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử ( HĐĐT) bao gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML)
Bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của HĐĐT; có dạng như một tờ hóa đơn thông thường, tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ
File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ khi chưa bị sửa đổi.
2. Điều kiện để lưu trữ Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được lập và lưu trữ dữ liệu phải thoả mãn các điều kiện cần thiết sau :
• Cơ sở pháp lý, hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011-TTBTC ngày 14/03/2011. Ngoài ra, hóa đơn điện tử vẫn tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ được quy định Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.
• Nội dung của hoá đơn phải đảm bảo độ chính xác. Cũng như đầy đủ thông tin theo quy định để có thể dễ dàng truy cập hay tham chiếu trong trường hợp cần thiết.
• Hoá đơn lưu trữ phải có hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành và nội dung như hoá đơn điện tử được lập hay gửi đi để thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hoá đơn cũng như bảo đảm chất lượng công việc.
• Hoá đơn điện tử được lưu trữ phải được thực hiện theo trình tự chặt chẽ, có đầy đủ các thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.

Xem thêm: >>>>> https://kekhaidientu.com/bang-bao-gi...y-so-vnpt.html

3. Cách lưu trữ Hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì để lưu trữ Hoá đơn điện tử cần tiến hành như sau:
Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.
(Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:
1. Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
2. Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó;
3. Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.
>> Như vậy theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm. Hoá đơn tự in, đặt in có thể xảy ra tình trạng mất dữ liệu do mất, cháy, hỏng hoá đơn do hoá đơn được lưu trữ ở dạng giấy. Đối với hoá đơn điện tử, việc cháy, hỏng hoá đơn là khó có thể xảy ra.
Khi thực hiện lưu trữ hoá đơn điện tử, dữ liệu hoá đơn lưu tại hệ thống của doanh nghiệp vẫn có thể bị mất do dữ liệu bị xoá, máy tính lưu trữ dữ liệu bị virus xâm nhập ảnh hưởng đến dữ liệu hoặc máy tính lưu dữ liệu bị hỏng ổ cứng.
Với những trường hợp này, nếu doanh nghiệp không có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu ở nơi khác thì việc mất hoàn toàn dữ liệu hoá đơn là không thể tránh khỏi. Doanh nghiệp sẽ khó có thể khôi phục lại được dữ liệu ban đầu.
>> Do vậy, Doanh nghiệp cần lựa chọn Phần mềm Hóa đơn điện tử có hệ thống bảo mật an toàn nhất.
Phần mềm AZ INVOICE của công ty TNHH ALPHA TECHNOLOGY đáp ứng đầy đủ 7 tiêu chí khắt khe về phần mềm hóa đơn điện tử:

• Phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế xác thực, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn điện tử

• AZ INVOICE kết nối với mọi phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị Doanh nghiệp trên thị trường

• Đội ngũ nhân viên chuyên phục vụ 24/7, hỗ trợ nhiệt tình bên cạnh đó còn có các kênh khác như: website, facebook,…để khách hàng tiện liên hệ

Đừng chần chừ nữa, hãy nhấc máy lên và gọi cho chúng tôi. Hotline: 0934.006.239 hoặc truy cập vào Website:https://kekhaidientu.com

Hãy liên hệ sớm nhất để có được bảng báo giá hóa đơn điện tử với giá ưu đãi nhất cho các Doanh nghiệp sử dụng lần đầu.

CÔNG TY TNHH ALPHA TECHNOLOGY
Trụ sở chính: 10/14, đường HT35, khu phố 1, phường Hiệp Thành, Quận 12, TP.Hồ Chí Minh.
PGD: P.307, Lô D, Đường CC5, KCN Tân Bình, Phường Sơn Kỳ, Q. Tân Phú, Tp HCM