Một event được tổ chức thành công có sự đóng góp của rất nhiều yếu tố khác nhau trong đó có bộ phận ekip của event. Bộ phận này có vai trò vô cùng quan trọng, sắp xếp cũng như chuẩn bị các thứ cần thiết cho event. Vậy người thực hiện sự kiện cần phải làm gì để kết hợp với ekip tổ chức sự kiện đạt hiệu quả? Để trả lời được câu hỏi này bạn có thể tham khảo một số thông tin mà chúng tôi đưa ra dưới đây.

Chuẩn bị công cụ giúp khi ekip làm việc

Bộ đàm là vật dụng cần thiết không thể thiếu trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, đặc biệt là các sự kiện lớn đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng, nhanh lẹ. Bạn cần tự trang bị cho team ít nhất hai chiếc điện thoại đầy đủ pin sạc, chắc chắn sẽ rất hữu dụng khi làm việc ngoài hiện trường.

Phân chia công việc cụ thể tới từng cá nhân

Phân công nhiệm vụ ở hiện trường có lẽ là bước quan trọng nhất, bước này nhằm chốt lại vai trò nhiệm vụ của từng ekip để phù hợp với hiện trường thực tế. Bạn hãy nắm thật kĩ phần việc của bản thân trước, sau đó cố gắng chú ý tới phần việc của những người khác để kịp thời hỗ trợ khi cần thiết, vì tổ chức một event hoàn hảo là kết quả của cả tập thể đoàn kết, có sự tương tác khi làm việc, đồng thời tránh gây sự cố cho sự kiện.

tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm

Ở mỗi địa điểm tổ chức sự kiện thì văn hóa mỗi đối tác sẽ khác nhau. Chúng ta nên tích cực xây dựng và duy trì mạng lưới nhà cung cấp gắn kết cùng công ty, hạn chế làm chung với những bên mà chưa hiểu gì về họ. Ngay tại hiện trường cũng có khá nhiều cách thức để cùng làm việc hòa hợp với nhà cung ứng dịch vụ để đem lại hiệu quả cao nhất cho event

Chuẩn bị sẵn một phương án dự phòng

Để kiểm soát được các tình huống bất ngờ trong event, nhất là khi phải kết hợp với rất nhiều ekip thì việc điều phối, chỉ đạo của event Manager đòi hỏi phải nhanh nhạy, quyết đoán, chính xác. Để kịp thời ứng phó với các tình huống rủi ro, Event Manager phải liên lạc thường xuyên với những ekip thực hiện chương trình.

dich vu to chuc le khai truong

Mặt khác, chúng ta có thể chọn những vị trí phù hợp để có tầm nhìn bao quát event. Khi có sự cố phát sinh, tốc độ ra quyết định sẽ định đoạt kết quả của việc giải quyết sự cố, event thành công tốt đẹp hay là không đều phụ thuộc vào việc giải quyết các sự cố đó như thế nào.