Tổ chức đa số buổi họp báo không còn là những khái niệm quá xa lạ với mọi người tuy nhiên để tổ chức buổi họp báo thành công đây luôn là nhiệm vụ các nhà sự kiện phải luôn trăn trở. Dưới đây là một số kinh nghiệm:

Chuẩn bị chu đáo phần nội dung

Thông tin chính là yếu tố quan trọng của phần họp báo nguyên nhân vì căn bản họp báo là cung cấp thông tin cho giới báo chí truyền thông. bởi vì thế cần cân nhắc trong việc chuẩn bị những thông tin nên cung cấp thêm trong phần miêu tả một cách xác đáng nhất. Trước buổi họp báo hãy thăm dò xem sự hứng thu về nội dung thông tin của bạn với các phóng viên như thế sẽ phần nào biết được sự hứng thú về phần nội dung của bạn có thể chỉnh sửa kịp thời.

công ty tổ chức tất niên

Lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo

Họp báo là sự kiện yêu cầu phải đáp ứng đủ tiêu chuẩn về không gian, điều kiện của phóng viên kĩ thuật viên... Do vậy đa số phòng họp, trung tâm hội nghị khách hàng được trang bị những thiết bị kỹ thuật là một trong đa số lựa chọn tốt nhất của sự kiện. Cũng có thể lựa chọn thực hiện ngoài trời tuy nhiên dễ gặp phải những trường họp như chuẩn bị không đầy đủ đa số trang thiết bị, không có bục đứng để quay phim tác nghiệp, cũng như âm thanh thu về không ít tiếng gió .

Lập danh sách khách mời (phóng viên)

Phóng viên thường được mời dưới dạng lời mời truyền thông. Do vậy lời mời cần ngắn gọn đầy đủ các nội dung sau: Chủ đề họp báo, địa điểm thực hiện, thời gian diễn ra họp báo, khách mời có mặt và trả lời phỏng vấn, ngoài ra nên đảm bảo lịch thiệp, trang trọng và ngắn gọn.

Bạn nên gửi email, fax trước khi gửi giấy mời chính thức khoảng 7-10 ngày tới những cơ quan để đảm bảo họ không quên mất lời mời của bạn.

Thảo luận với MC và người diễn thuyết

Bạn cần thực hiện gặp gỡ với các báo chí vì để kiểm soát được nội dung sẽ phát ngôn cũng như canh về thời lượng chủ đề họp báo, cũng như hướng dẫn cách thức trả lời các hỏi hóc búa từ nhà báo.

Khi lựa chọn MC nên đáp ứng các tiêu chí sau: Nói rành mạch đúng nội dung. MC nên biết điều tiết sự căng thẳng bầu không khí, lưu ý không cần có của chỉ hài hước trong buổi họp báo.


to chuc su kien tong ket cuoi nam

Tổ chức diễn tập

thực hiện diễn tập để có lường trước được sự cố cũng như để khắc phục kịp thời.

Thực hiện buổi họp báo

Ban thực hiện cần có mặt sớm hơn một giờ. Kiểm tra cẩn thận kỹ lưỡng các trang thiết bị kỹ thuật, đa số khâu đón tiếp, hướng dẫn chỗ ngồi,…

Kết thúc buổi họp báo bạn nên cảm ơn chân thành tới giới truyền thông báo chí mong muốn họp tác cho lần sau.