Thực hiện những buổi họp báo không còn là các khái niệm quá xa lạ với mọi người tuy nhiên để tổ chức buổi họp báo tốt đẹp đây luôn là nhiệm vụ đa số nhà event phải luôn trăn trở. Dưới đây là một vài kinh nghiệm:

Chuẩn bị chu đáo phần nội dung

Thông tin chính là yếu tố chủ yếu của phần họp báo bởi căn bản họp báo là cung cấp thêm thông tin cho giới báo chí truyền thông. vì thế cần cân nhắc trong việc chuẩn bị những thông tin nên cung cấp thêm trong phần giới thiệu một cách xác đáng nhất. Trước buổi họp báo hãy thăm dò xem sự hứng thu về nội dung thông tin của bạn với đa số phóng viên như thế sẽ phần nào biết được sự hứng thú về phần nội dung của bạn có thể chỉnh sửa kịp thời.

cong ty to chuc su kien tat nien

Lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo

Họp báo là event yêu cầu phải đáp ứng đủ tiêu chuẩn về không gian, điều kiện của phóng viên kĩ thuật viên... Do vậy đa số phòng họp, trung tâm hội nghị khách hàng được trang bị đa số thiết bị kỹ thuật là một trong những lựa chọn hàng đầu của event. Cũng có thể lựa chọn thực hiện ngoài trời tuy nhiên dễ gặp phải các trường họp như chuẩn bị không đầy đủ những trang thiết bị, không có bục đứng để quay phim tác nghiệp, cũng như âm thanh thu về không hề ít tiếng gió .

Lập danh sách khách mời (phóng viên)

Phóng viên thường được mời dưới dạng lời mời truyền thông. Do vậy lời mời cần ngắn gọn đầy đủ đa số nội dung sau: Chủ đề họp báo, địa điểm thực hiện, thời gian diễn ra họp báo, khách mời có mặt và trả lời phỏng vấn, ngoài ra nên đảm bảo lịch thiệp, trang trọng và ngắn gọn.

Bạn nên gửi email, fax trước khi gửi giấy mời chính thức khoảng 7-10 ngày đến đa số cơ quan để đảm bảo họ không quên mất lời mời của bạn.

Thảo luận với MC và người diễn thuyết

Bạn nên tổ chức gặp gỡ với những báo chí bởi để kiểm soát được nội dung sẽ phát ngôn cũng như canh về thời lượng chủ đề họp báo, cũng như hướng dẫn cách trả lời những hỏi hóc búa từ nhà báo.

Khi lựa chọn MC nên đáp ứng đa số tiêu chí sau: Nói rành mạch đúng nội dung. MC nên biết điều tiết sự căng thẳng bầu không khí, lưu ý không nên có của chỉ hài hước trong buổi họp báo.


to chuc su kien tong ket cuoi nam

Tổ chức diễn tập

tổ chức diễn tập để có lường trước được sự cố cũng như để khắc phục kịp thời.

Thực hiện buổi họp báo

Ban tổ chức nên có mặt sớm hơn một giờ. Kiểm tra cẩn thận kỹ lưỡng các trang thiết bị kỹ thuật, những khâu đón tiếp, hướng dẫn chỗ ngồi,…

Kết thúc buổi họp báo bạn cần cảm ơn chân thành đến giới truyền thông báo chí mong muốn họp tác cho lần sau.