Ông bà ta có câu “Đầu xuôi đuôi lọt”, do đó trong bất kỳ event nào người ta cũng rất chủ yếu khởi đầu sao cho suôn sẻ. Ngay ở một event cũng vậy, phần khai mạc hoàn hảo sẽ hứa hẹn và là động lực, tạo đà cho những phần còn lại diễn ra một cách thức trơn tru, đúng như kịch bản và kế hoạch đã đề ra.

Vậy làm thế nào để chương trình khai mạc diễn ra như ý nhà tổ chức, hãy tham khảo một vài gợi ý sau để làm kinh nghiệm cho mình bản thân nha.

Hãy chắc chắn rằng mọi công tác chuẩn bị cho giờ khai mạc đã hoàn tất

cong ty to chuc su kien tat nien

Người nước ngoài thường nói rằng, nếu như bạn đã chuẩn bị tốt nhất thì coi như đã tốt đẹp được một nửa. nguyên nhân vì thế, trước giờ khai mạc nhà tổ chức sự kiện cần rà soát lại lần cuối sự sẵn sàng của tất cả đa số khâu đã đúng như các gì đã lập trong kế hoạch trước kia hay là chưa.

Vậy, công đoạn này bạn sẽ phải làm các việc gì? những việc đó cụ thể là:

kiểm tra thật kỹ về sự sẵn sàng đối với cơ sở vật chất cũng như là nhân viên, nhất là đa số người làm công tác lễ tân tiếp đón khách: Bố trí bàn đón tiếp sao cho trang trọng, lịch sự nhưng cũng phải phù hợp với loại sự kiện và các quy tắc thường gặp trong xã giao. Nhân viên lễ tân và PG có mặc đúng trang phục quy định trong kịch bản và xuất hiện ở vị trí được phân công hay chưa. những khách VIP thông thường sẽ được đại diện ban tổ chức trực tiếp ra đón. Do đó, bạn nên phải phân công người đi kèm hướng dẫn những vị khách đặc biệt (tất nhiên bạn cũng phải bám sát theo kế hoạch).

Đối với không gian bên ngoài sự kiện cũng nên phải rà soát chu đáo: Đây là không gian tạo cảm nhận đầu tiên của khách mời đối với sự kiện, nguyên nhân vì vậy dù thiết kế phô trương nhưng cũng phải có sự tinh tế nhất định nhằm tạo không khí phù hợp với event( đèn chiếu, thả bóng có in biểu tượng, nhạc điệu, ca múa chào mừng, máy quét sáng….).

tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm

Ở nơi diễn ra sự kiện phải có các nội dung đón tiếp khách một cách trang trọng và thân tình.

Chắc bạn cũng không phản đối, hoàn hảo đầu tiên thực sự cực kỳ quan trọng, nên bạn chuẩn bị càng chu đáo thì càng tốt nhất, hạn chế một phương pháp tối đa những tình huống bất ngờ có thể xảy ra. Trước hết, nhân viên lễ tân mời khách vào khu vực lễ tân và nếu như có thì hướng dẫn khách những việc như đăng ký, phát thẻ….Tiếp theo là hướng dẫn khách tới khu vực nhất định đã sắp xếp theo kế hoạch. Một vấn đề nữa là bạn phải nắm chính xác số khách mời thực tế tham dự sự kiện và báo ngay số liệu này cho bộ phận điều hành và MC. Tuy nhiên, đừng quên cập nhật một cách thường xuyên khi có khách tới muộn.