Một trong một số đặc điểm nổi bật của tổng đài ảo so với đa số tổng đài vật lý thông thường đó là bạn không nên phải thuê nhân viên trực tổng đài làm việc tại văn phòng, điều này tiết kiệm được chi phí văn phòng, tiền đi lại… Lý do là mọi người có thể ở nhà hoặc là bất cứ đâu và làm việc bằng một kết nối ảo. Bạn có thể tưởng tượng “ảo” tức là không nên văn phòng tổng đài cũng không nên đến các thiết bị phần cứng phức tạp nữa.

tong dai dien thoai noi bo

“Sức mạnh” của tổng đài là gì?

Như đã trình bày tại trên, với tổng đài ảo thì nhân viên của bạn sẽ không nên thiết phải tới văn phòng để làm việc, bạn cũng không nên phải trang bị cho nhân viên của bản thân một vài chiếc điện thoại bàn để làm việc. Họ chỉ cần sử dụng phần mềm trên máy tính, điện thoại để nghe và gọi cho khách hàng. Không chỉ dừng lại ở đó, một điều rất thuận tiện cho công ty đó là tất cả nhiều nhân viên của đơn vị bạn sẽ gọi và nhận đa số cuộc điện thoại với khách hàng bằng một số điện thoại duy nhất. Thật tuyệt vời đúng không ạ? Chỉ với một đầu số nhưng bạn có thể nghe, gọi với rất nhiều cuộc gọi khác nhau cùng một lúc.

ở sao tổng đài điện thoại ảo có thể thực hiện được điều đó?

Về nguyên tắc, bằng việc dùng internet, có nghĩa là truyền một số dữ liệu qua mạng chứ không phải bằng dây điện thoại như cách truyền thống, tổng đài ảo sẽ thực một số cuộc gọi, giúp đỡ chúng ta trao đổi thông tin với nhau. Do đó, nếu như muốn sử dụng tổng đài này thì đơn vị cần phần khám phá một nhà cung cấp thêm (hiện nay trên thị trường có CMC, FPT…) để đăng ký đầu số SIP. Việc này là để bạn có thể gọi hay nhận một số cuộc gọi với số lượng cực kỳ một vài trên một vài thiết bị đa dạng như điện thoại, di động, lap top…

dien thoai ip grandstream

Và cước phí cũng hoàn toàn tương tự cước phí cuộc gọi thông thường. công ty không cần đi dây điện thoại. Thay vào đó, tổ chức chỉ cần dùng ứng dụng tổng đài ảo trên máy tính, di động để chăm sóc khách hàng hoặc là dùng điện thoại IP với dây mạng lan. Như vậy, nhân viên không cần tới văn phòng vẫn có thể dùng số điện thoại tổ chức để chăm sóc khách hàng.

một số điểm mạnh nổi bật của tổng đài ảo mang lại cho tổ chức

Không cần đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, không cần đi dây điện thoại. Thậm chí nếu đơn vị chỉ sử dụng phần mềm thì không nên đầu tư thiết bị.

Không bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng. Với tổng đài truyền thống, lượng cuộc gọi nhận được cùng lúc luôn bị giới hạn (vào khoảng 20 – 30 cuộc) bởi lẽ vậy sẽ có tình trạng khách hàng gọi và máy bận. Nhưng với tổng đài ảo, số lượng cuộc gọi vào cùng lúc không bị giới hạn, đơn vị sẽ không bỏ lỡ cuộc gọi nào từ khách hàng.