Với năng lực hiện ở của một vài đơn vị tổ chức event Việt Nam thì thường không đủ khả năng cung ứng tất cả nhiều thiết bị, vật dụng cho một chương trình tổ chức sự kiện. Và một số đơn vị tổ chức sự kiện sẽ chọn phương pháp hay thuê ngoài hay tự thuê mướn. các người cho rằng việc tự thuê mướn và vận hành các thiết bị đó là cách thức để tiết kiệm chi phí cho sự kiện. Tuy nhiên, bạn biết không, việc thuê ngoài sẽ có rất nhiều điểm lợi và đôi khi chi phí sẽ thấp hơn so với bạn tự làm đấy!

cong ty to chuc su kien tat nien

Hầu như với tất cả những hạng mục bạn đều có thể thuê ngoài, việc thuê ngoài giúp bạn chuyên nghiệp hơn, quản lý sự kiện perfect hơn. Trong số một vài dịch vụ và thiết bị thuê ngoài thì có một vài hạng mục được thuê ngoài Nhiều, cụ thể:

rủi ro con người, nhân sự: Một team tổ chức chương trình sẽ có một vài người thực hiện và chịu trách nhiệm chính và một số người khác. Hãy tưởng tượng, bạn hoặc là đồng nghiệp của bạn là một người chủ chố của team, và bạn thuê một số bạn PG cho sự kiện đó. Và để đa số bạn PG làm tốt nhiệm vụ của bản thân ở event, bạn hoặc là đồng nghiệp của bạn sẽ nên làm việc với từng bạn PG, hướng dẫn từng người thì thời gian và công sức sẽ tốn rất nhiều. Thời gian đó bạn có thể dành để quản lý chung, coi ngó tiến trình thực hiện chương trình chẳng hạn.

công ty tổ chức sự kiện tất niên

Và bạn còn nên nhân lên rất nhiều thời gian “lãng phí” này vì bạn không phải chỉ làm việc với nhóm PG mà còn nên làm việc với một số ca sĩ, diễn viên, MC, helper, âm thanh, ánh sáng, chụp ảnh… Thay bởi vì phải “đau đầu” làm việc với từng người, nhắc họ đến đúng giờ, thương lượng hợp đồng, sao bạn không outsource cho một đơn vị cung cấp nào đó và chú tâm vào những việc khác chủ yếu hơn để đảm bảo tốt đẹp cho event.

Trang thiết bị

Trang thiết bị tổ chức event có thể là hệ thống âm thanh – ánh sáng, máy chiếu – màn chiếu, cabin phiên dịch (trong những sự kiện có yếu tố nước ngoài), màn hình LED, máy đánh laser, LCD… nhiều vật dụng này thường đa số công ty thực hiện sự kiện không có sẵn mà buộc phải đi thuê mướn. một số nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm cung cấp thêm thiết bị, vận chuyển, quản lý và điều khiển một số thiết bị, và người thực hiện event sẽ không cần bận tâm tới việc vận hành nhiều thiết bị này nếu khám phá được một nhà cung cấp đáng tin cậy.

Thi công – lắp đặt

Bạn phải làm việc kĩ với nhà cung cấp thêm ngay từ đầu về kích thước, chất liệu, yêu cầu của khách hàng để họ có thể sản xuất cho phù hợp tránh sai sót trong quá trình dàn dựng tại vì đây là hạng mục quan trọng và mất khá nhiều thời gian.